In der Unternehmenskommunikation ist es wie im täglichen Leben: Man muss die richtigen Leute kennen und sie gezielt mit den passenden Informationen versorgen. Dem Nachbarn verrät man nicht sein Jahreseinkommen, dafür Tipps fürs Grillanzünden. Beim Steuerberater verhält es sich gerade umgekehrt. Ebenso sollte man in der Unternehmenskommunikation verfahren. Die ersten Fragen sind: Wen will ich ansprechen? Wie erreiche ich diese Zielgruppe? Welche Informationen muss ich weitergeben?

Zunächst sollte man sich klar darüber werden, wie viele Zielgruppen man überhaupt bedienen muss. Eine Zielgruppe sind sicherlich Kunden. Diese möchten z. B. über neue Produkte informiert werden. Eine andere Zielgruppe könnten Investoren sein. Diese interessieren sich weniger für die Produkte und mehr für Ergebnisse. Mitarbeiter sind eine wichtige Zielgruppe, jedoch wird diese viel zu oft übersehen. Weitere Zielgruppen könnten Lieferanten oder die Konkurrenz sein.

Es empfiehlt sich immer, jede Zielgruppe einzeln anzusprechen und für jede einen eigenen Verteiler aufzubauen. Investoren wollen wissen, wie viel ein Unternehmen durch eine Werkschließung spart. Mitarbeiter interessiert, wie viele Arbeitsplätze wegfallen. Kunden wollen hören, dass das auf die Qualität der Produkte keinen Einfluss nimmt. Verschiedene Zielgruppen interessieren sich für unterschiedliche Nachrichten – und müssen daher einzeln bedient werden.

In einem zweiten Schritt muss man geeignete Medien definieren. Mitarbeiter sollte man über das Intranet oder Rundschreiben ansprechen. Kunden kann man durch Werbung oder Artikel in Magazinen auf sich aufmerksam machen. Investoren möchten gerne direkt informiert werden. Geschäftspartnern präsentiert man sich in der Fachpresse u. s. w.